Beste leden van de VOW,
we horen graag jullie mening op dit stuk.
Stuur je reactie naar de voorzitter van de betreffende sectie.
Chris Tiekstra
Voorzitter sectie criteriums
christiekstra@vow.nu
Job van Schuppen
Voorzitter sectie wegwedstrijden
jobvanschuppen@vow.nu
Aanleiding
Districten en afdelingen hebben aangegeven zich zorgen te maken over een aantal ontwikkelingen in en rondom de wielersport en vragen zich af of de huidige organisatiestructuur nog de juiste is om toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden.
De huidige structuur is opgezet vanuit de gedachte van decentralisatie (Bottom up). De verenigingen zijn de basis van de KNWU. Regionaal zijn er de districten en afdelingen. Binnen de districten zijn ook de consuls, STDC’s (sporttechnisch districtscoördinator) en soms een verenigingscoördinator aanwezig.
Toch horen de leden van de districts- en afdelingsbesturen vaak laat wat er speelt. Er zijn ook enkele districten waar op vergaderingen minder dan de helft van het aantal verenigen/stichtingen aanwezig is. Voorts zijn er districten en afdelingen waar het of lastig of onmogelijk is om vacatures in het bestuur te vervullen. Bij een minder goed functionerend districtsbestuur wordt geconstateerd dat de consul veelal in dat gat springt. De ervaring is ook dat verenigingen, stichtingen en andere stakeholders veelal buiten de districten en afdelingen om gaan en rechtstreeks schakelen met leden van de sporttakcommissies en/of uniebureau.
Het besturingssysteem hapert bovendien of werkt niet meer, omdat de communicatielijnen door email, websites en social media enorm verkort zijn. Het proces om via hiërarchische weg te communiceren lijkt daarmee achterhaald. Er is meer en meer sprake van “tijdsdruk” en een roep om informatiesnelheid.
Gedachte die bij districten (en verenigingen) leeft is dat aangezien de zes sporttakcommissies vallen onder verantwoordelijkheid van het hoofdbestuur, het hoofdbestuur ook exact weet wat er is besproken/geregeld. Dat blijkt niet het geval te zijn. Het hoofdbestuur bemoeit zich over het algemeen niet (direct) met de sporttakcommissies.
Het idee om de KNWU van onderaf vorm te geven is goed, maar in praktijk blijkt het niet ideaal te werken. Dat kan allerlei redenen hebben. Bijvoorbeeld: Onduidelijke bevoegdheidsverdeling, geen controle, niet ideale verenigingsstructuur.
Vertrekpunt commissie
Gelet op de geconstateerde knelpunten hebben we onderzocht:
1. Werkt de keuze van decentralisatie? Vanuit alle stakeholders bekeken: verenigingen, districts-/afdelingsbesturen, KNWU-uniebureau, hoofdbestuur, renners?
2. Als het niet goed werkt: wat kan er verbeterd worden?
3. Is het daarvoor nodig om structuur te veranderen?
Daarna discussie over:
De uitkomst:
– zorgen dat het functioneren van de huidige structuur verbetert. Zoeken waar het probleem zit. Waar loopt het mis? of
– minder decentraal, meer centraal regelen waarvoor een ander besturingsmodel gezocht moet worden
In de werkgroep zijn beide organisatiestructuren uitvoerig besproken.
De werkgroep is er zich van bewust, dat geen succes kan worden bereikt om de omgeving voor wat betreft communicatie, besturing, aansturing min of meer te dwingen te gaan werken zoals dat ruim tien jaar geleden is besloten en is vastgelegd in reglementen, werkafspraken en beleidsdocumenten. Dat betekent, dat als wij in de voorbije jaren niet in staat zijn geweest om overeenkomstig deze reglementen, werkafspraken en beleidsdocumenten te handelen het niet is voor te stellen dat het ons zonder handhaving nu wel gaat lukken. Nagenoeg iedereen heeft in- en extern een andere weg gevonden om zijn of haar invloed aan te wenden c.q. zijn of haar diensten en kwaliteiten beschikbaar te stellen.
Vanuit deze conclusie is de werkgroep op zoek gegaan naar een meer centraal besturingsmodel, waarmee in onze relevante omgeving wordt gewerkt en die beter aansluit bij de werkwijze, die al werkende weg min of meer bij de KNWU is ontstaan.
Algemeen
Bij het meer centraal regelen vindt de werkgroep het “Raad van Toezicht model” goed passen bij de KNWU. De rollen van congres, hoofdbestuur en directeur zijn dan gewijzigd naar ledenraad, raad van toezicht en directeur-bestuurder. Dat is niet alleen een naamsverandering. Er is ook sprake van een wijziging van bevoegdheden. In het oog springt de directeur-bestuurder. Deze functie is de spil in het web en krijgt meer bevoegdheden. De raad van toezicht houdt toezicht op de directeur-bestuurder. De raad van toezicht is vergelijkbaar met het huidige hoofdbestuur maar zal nog meer op de achtergrond opereren. De directeur-bestuurder staat op de voorgrond. De ledenraad is het hoogste orgaan van de KNWU, de raad van toezicht legt verantwoording af aan de ledenraad. In dit organisatiemodel is ook plaats voor sporttakcommissies en de commissie Jury en Reglementen. Deze commissies krijgen in hoofdzaak een adviserende rol. In hoofdzaak, ze kunnen ook via een mandaat van de directeur-bestuurder uitvoerende en coördinerende taken krijgen.
Bevoegdheidsverdeling/samenstelling/benoeming
Ledenraad
De KNWU heeft nu te maken met een lage participatie van de leden. Bovendien toont men zich vaak ontevreden over de representativiteit en zie je ontevredenheid over de trage besluitvorming in de huidige getrapte structuur. Bij het “Raad van Toezicht model” hoort een ledenraad.
De ledenraad is het hoogste orgaan van de KNWU. Het is een democratisch gekozen orgaan en zorgt voor legitimiteit en draagvlak. Dat draagvlak is nodig om een beleid effectief te kunnen uitvoeren. (Meerjaren-)begrotingen, activiteitenplanen, beleidsplannen worden door de ledenraad vastgesteld. Achteraf wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de behaalde resultaten in een jaarverslag en de jaarrekening. Beide stukken worden ook door de ledenraad vastgesteld. Kortom de ledenraad stelt de hoofdlijnen voor de KNWU vast en wordt gevoed door de directeur-bestuurder. De raad van toezicht houdt toezicht op het werk van de directeur-bestuurder en rapporteert aan de ledenraad.
Bij de ledenraad horen een aantal standaardcommissies, te weten: Disciplinaire commissie, Financiële commissie en de commissie van Beroep. In de ledenraad zitten in elk geval vertegenwoordigers van de VVBW (beroepswielrenners) en VOW (organisatoren).
De ledenraad benoemt zijn eigen leden. Hij wijst uit zijn midden een (tijdelijke) selectiecommissie aan. Uit iedere regio komt een vijftal leden. De KNWU kent vier regio’s, te weten Regio Noord, Regio West, Regio Oost-Midden en Regio Zuid (zie bijlage). Bij de selectie van kandidaten wordt ook rekening gehouden met kennis, ervaring en betrokkenheid bij één van de vijf disciplines bij de KNWU (weg, baan, off-road, BMX en Para). Leden/licentiehouders en de verenigingen die zijn aangesloten bij de KNWU dragen kandidaten voor de ledenraad voor aan (de selectiecommissie) van de ledenraad. Bij de voordracht wordt een verklaring van instemming gevoegd van de kandidaat. Komen er onvoldoende kandidaten uit de regio’s dan werft de directeur-bestuurder kandidaten door middel van een landelijke advertentie. Zijn er daarna nog vacatures, dan kan de directeur-bestuurder actief kandidaten werven. Hij draagt de kandidaten voor aan (de selectiecommissie) van de ledenraad. De ledenraad vergadert minimaal tweemaal per jaar. Uiteraard komt er een rooster van aftreden. De voorkeur is half om half, met het oog op de continuïteit.
Ledenpanel
Er kan een groep mensen verzameld worden, die willen meedenken over het beleid. Er moet wel sprake zijn van een evenwichtige verdeling. (fietsniveau, woonplaats, expertise, leeftijd). Degenen die in het panel worden opgenomen worden benaderd met enquêtes en vragenlijsten over allerlei beleidszaken de sport betreffende en met de achtergrondinformatie kunnen ze ook gericht worden benaderd over zaken waar ze het meeste belang bij hebben. Zo een ledenpanel is een advies gevend “orgaan”. Een dergelijk panel is een directe lijn met het uniebureau en is een laagdrempelige manier om aan adviezen te komen. Er zijn bureaus in den lande die ervaring hebben met het opzetten en begeleiden van een ledenpanel.
Raad van toezicht
De raad van toezicht houdt toezicht op het feitelijk functioneren van de directeur-bestuurder. Deze raad kan uit maximaal vijf personen kunnen bestaan. Ze kunnen onderling de taken verdelen. De raad van toezicht bewaakt het bestuurlijk functioneren van de gehele organisatie en adviseert de directeur-bestuurder. De raad bewaakt bestuurlijke en bedrijfsprocessen en toetst besluiten aan de hoofdlijnen van de ledenraad. De leden (een vijftal) worden benoemd door de ledenraad. Bij de benoeming wordt uiteraard gekeken naar aantoonbare affiniteit met de wielersport en naar deskundigheid op het gebied van bestuur en (sport)management, marketing, financiën en communicatie.
Directeur-bestuurder
De directeur-bestuurder zorgt voor de uitvoering van het beleid, gaat over de dagelijkse gang van zaken en is de spil in het web. De belangrijkste functie van de KNWU. Hij geeft leiding aan het uniebureau en is de directeur van de wielersport. Het uniebureau kent in hoofdzaak vier functies, te weten: wedstrijd-, sporttechnisch, verenigingscoördinatie en facilitair. De leidinggevenden van deze functies op het uniebureau vormen onder leiding van de directeur-bestuurder het managementteam. De directeur-bestuurder vertegenwoordigt de KNWU, zowel nationaal als internationaal en heeft protocollaire taken. Hij legt verantwoording af aan de raad van toezicht. Hij wordt benoemd door de ledenraad. De functie van directeur-bestuurder is belangrijk. Dit zal in de profielschets tot uitdrukking worden gebracht. Uit een oogpunt van transparantie, zorgvuldigheid en verantwoording zal in een protocol de beleidscyclus c.q. de besluitvormingsprocedure worden beschreven en vastgelegd. Met andere woorden het proces van ideevorming, naar agendering, besluitvorming en uitvoering tot en met het afleggen van verantwoording, evaluatie en controle. In het protocol wordt dan ook zichtbaar de rol van de ledenraad en de raad van toezicht.
Uniebureau
Het KNWU-uniebureau functioneert onder verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder. Hij geeft daar leiding aan. Leden, licentiehouders e.d. kunnen een beroep doen op de medewerkers van het uniebureau voor advies en informatie. Het uniebureau verricht voorts een groot aantal activiteiten voor de wielersport.
De functies op het uniebureau (wedstrijd-, sporttechnisch en verenigingscoördinatie) hebben steunpunten in iedere regio en staan onder leiding van de betreffende functionaris op het uniebureau. Het is mogelijk, dat per regio er meerdere functionarissen worden aangewezen voor de wedstrijd technische/ consul werkzaamheden. Uitgangspunt is dat het vrijwilligersfuncties zijn.
Voor de sporttechnische functie per regio geldt ook dat het meerdere personen kan betreffen. Ze staan onder leiding van de desbetreffende functionaris van het uniebureau en zijn verbonden aan het Regionaal Trainingscentrum.
Iedere regio krijgt ook een verenigingscoördinator die de verenigingen in het regiogebied ondersteunt en adviseert. Zijn leidinggevende werkt ook op het uniebureau.
De vierde functie op het unie bureau is facilitair, bijvoorbeeld juridische zaken, HR, administratie, commercieel en communicatie e.d.
Communicatie is altijd te weinig en nooit te veel. Communiceren over de ontwikkelingen in de sport, op het uniebureau, over lopende projecten, over het werk van commissies en werkgroepen en over de toegevoegde waarde van het lidmaatschap/het licentiehouderschap van de KNWU is erg belangrijk. Want, leden die meer op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen de KNWU voelen zich meer betrokken en zijn dan meer bereid om zich in te zetten als vrijwilliger.
Communicatie en meer inzicht in de voordelen van het lidmaatschap kan ook leden aantrekken.
Medewerkers van de KNWU worden benoemd door de directeur-bestuurder.
Commissies/werkgroepen
De KNWU wil als iedere (sport)organisatie graag vrijwilligers betrekken bij de werkzaamheden. In feite gaat het dan om een samenwerking tussen professionele medewerkers en vrijwilligers. Het is lastig om vrijwilligers te vinden voor vaak wel interessante werkzaamheden. Dit kan makkelijker worden wanneer er data over leden en licentiehouders wordt verzameld, net zoals NOC NSF dat doet. De KNWU heeft als sportbond wel het voordeel om vrijwilligers direct bij de wielersport en wielersportwedstrijden te betrekken en daarvan te laten genieten. De unie kan dat faciliteren.
Een drietal commissies horen bij de ledenraad. Dit zijn de Disciplinaire commissie, Financiële commissie en de commissie van Beroep.
Daarnaast kent de KNWU een aantal sporttakcommissies (wegsport, baansport, off-road, BMX en Para) en de commissie Jury en Reglementen. Deze commissies richten zich in eerste instantie op de advisering over beleidstaken van de directeur-bestuurder. Beleid dat breed opgezet dient te worden en met een breed draagvlak. Tevens kan met mandaat van de directeur-bestuurder uitvoerende en coördinerende taken aan deze commissies worden opgedragen. Voorbeelden zijn: nationale kalenders, organiseren/coördineren van nationale wedstrijden, (sport gerelateerde) reglementen, juryaangelegenheden e.d.
De sporttakcommissies zijn zoals gezegd beleid adviserend vanuit de voeling met de sporttak. Tot nu toe was het lastig om goed zicht te krijgen op wat er zich achter de schermen afspeelde en ontbrak de capaciteit om dit goed tot zijn recht te laten komen. Bovendien zijn de contacten met het hoofdbestuur, de districten en de verenigingen beperkt. De sporttakcommissie BMX is een positief voorbeeld door de vertegenwoordiging van de afdelingen in de commissie en het actieve optreden in het landelijk overleg.
Een meer centrale opstelling van beleidsplannen en uitvoering ervan, waarbij de sporttakcommissie inhoudelijk en actief wordt betrokken. Dat betekent ook betere contacten met de leden c.q. verenigingen en met het KNWUkader. Dit alles met een democratische inbreng in de besluitvorming.
Dit betekent, dat in een landelijk overleg de sporttakcommissies ook een nadrukkelijke rol moeten krijgen. Het initiatief daarvoor moet ook uit de sporttakcommissie komen. Dit zou in de structuur ingebed moeten worden. Het wordt dan een uitwisselingsevenement van kennis en ervaring en het toetsen van plannen. Het creëren van draagvlak is daarbij essentieel. Tevens zal er ruimte moeten zijn voor het bespreken van onderwerpen.
De sporttakcommissies dragen geen verantwoordelijkheid voor het topsportbeleid. Topsport is geprofessionaliseerd en wordt geborgd op het uniebureau door middel van bondscoaches en topsportcoördinatie en ondersteunend personeel. Een koppeling tussen de sporttakcommissie en de topsport vinden wij wenselijk voor het stimuleren van een goede aansluiting met de breedtesport en doorgroei naar toekomstig talent (talent programma’s/talent scouting).
De leden van de sporttakcommissies en de commissie Jury en Reglementen worden benoemd door de directeur-bestuurder. De commissies kunnen hier zelf voordrachten voor doen. Voorzitter is een lid van het managementteam van het Uniebureau, bij voorkeur iemand in wiens takenpakket de commissie voorkomt. Het secretariaat wordt door de commissie zelf geregeld.
Tenslotte kan de directeur-bestuurder werkgroepen instellen, die altijd een tijdelijk karakter dragen. Voorbeelden zijn de werkgroep structuur en de werkgroep tarieven.
Tenslotte
In één van de laatste vergaderingen van de werkgroep werd de vraag gesteld: “Moeten we voor het Congres ook niet een plan B hebben?” Daarop werd het volgende antwoord gegeven: “Plan B is doorgaan in de huidige structuur, die niet goed meer werkt!” Dit werd als een feitelijke constatering aangemerkt en verklaart en maakt duidelijk waarom dit concept voor ruim 80% bestaat uit een beschrijving van een ander besturingsmodel, te weten het “Raad van Toezicht model”. Het is waar en ook de bedoeling, dat in dit model de beleidsvoorbereiding en -uitvoering meer gecentraliseerd wordt. Maar, met de ledenraad wordt de hoogste macht bij de leden gelegd: “Decentraler” en democratischer dan ooit. De afstand tussen de centrale organisatie en haar achterban wordt daarmee juist kleiner.
27 mei 2020
