AVG Beleid Vereniging Organisatoren Wielerwedstrijden
1. Digitale administratie
Deze wordt voor eigen gebruik en voor klanten veilig opgeslagen via een back-up die ieder uur wordt gemaakt op een eigen server. Daarnaast worden de gegevens ook maandelijks opgeslagen, zowel op de werklocatie alsook op een externe dvd die bij op een andere locatie (privéwoning) wordt bewaard. Het archief, inclusief het complete adressenbestand van klanten, draait in de cloud via Google. Via de back-up procedures zijn deze gegevens, indien noodzakelijk, altijd terug te halen. Met de hosting partner Pixelplus is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
2. Periodieken
Voor diverse klanten worden periodieken gedrukt en verspreid. De diverse gegevens van abonnees worden opgeslagen in spreadsheets. Verzending gebeurt door een spreadsheet beschikbaar te stellen aan een drukker die de adreslabels print onder de strikte afspraak dat de spreadsheet direct daarna wordt gewist. Iedereen op een spreadsheet kan zich via de site of via mail gratis abonneren of uitschrijven voor de periodieken. De gegevens van mensen die zich afmelden worden permanent uit de spreadsheet verwijderd. Al deze adressen worden opgeslagen op een externe server waar ook de website van VOW op draait, zie ook onder 1.
3. Communicatie
Alle digitale mailings die wij versturen zullen wij via BCC verzenden zodat de onderliggende gegevens voor derden verborgen blijven. Aangekochte bestanden zullen verantwoord gebruikt worden en na gebruik verwijderd worden. Bestanden die ontstaan voor zaken als het organiseren van een symposium e.d. zullen verantwoord gebruikt worden en na gebruik verwijderd worden.
4. Algemeen
De medewerkers van VOW hebben toegang tot alle gegevens. Zij zijn volledig op de hoogte van de regels omtrent en het AVG beleid zoals blijkt uit de ondertekening van dit document. Nieuwe medewerkers van VOW zal gevraagd worden om deze notitie te ondertekenen. De computers van de bestuursleden en de medewerkers zijn voorzien van up-to-date software incl. virusscanners. De website van VOW is SLL gecertificeerd dus veilig.
Heerlen, 17 december 2018
